/Protégez vos biens…

Protégez vos biens…

Article paru dans magazine commercial du Groupe Millenium:

http://www.milleniummicro.ca/magazine/fr/lmltechnologie

Un samedi soir cet hiver, un de nos clients a contacté notre entreprise sur la ligne de téléphone d’urgence. Il venait tout juste d’être avisé par les pompiers que les tuyaux d’eau du troisième étage au-dessus de ses bureaux avaient éclaté, coulant partout à travers les planchers et les murs, et qu’il y avait un pied d’eau sur l’étage principal, l’étage de ses bureaux, transformant ses ordinateurs en aquarium d’eau glacée.

Autant que vous puissiez tenter de prévoir et éviter de tels problèmes, un accident, ça arrive. Le feu, le vol, le vandalisme, les dégâts d’eau, tous sont sujets à ces situations extrêmes. Mais que pouvons-nous faire de plus que de souscrire à une police d’assurance?

Être prêt pour un désastre en technologies de l’information (TI), qu’est-ce que cela veut dire? En effectuant un inventaire de vos technologies et en créant un dessin architectural de votre infrastructure, puis en imprimant les spécifications des équipements ainsi que l’inventaire des logiciels pour chacun de vos ordinateurs, vous aurez une documentation de base de vos outils technologiques afin de justifier le remplacement des actifs perdus. Aussi, des valeurs cachées sont souvent oubliées, telles que le coût des licences de logiciels, qui pourront être inventoriés en même temps que l’équipement physique.

Prenez aussi le temps de faire l’exercice suivant. Qu’arrive-t-il si les outils TI sont perdus? Si votre serveur disparaît, ainsi que les stations de travail jugées essentielles, que se passe-t-il? Avec des solutions infonuagiques, telles que Zerospam, vos courriels sont en rétention et vous pourrez accéder à des boites de courriel dans une configuration d’urgence, jusqu’à ce que votre serveur soit remis en fonction et transféré à votre serveur dans chacune des boites. Aussi, vous pourrez récupérer vos fichiers et bases de données grâce à la restauration des fichiers que vous avez sauvegardés dans le nuage avec des outils de sauvegarde tels que BackupenLigne.ca. Vous avez tout dans les nuages et considérez que rien n’est important dans vos bureaux? Et les configurations de votre routeur, de vos imprimantes ainsi que de vos composantes et logiciels spécialisés, comment sont-ils configurés? Dans toute configuration, une documentation de base et incontournable.

Vous voulez une autre raison pour justifier cet inventaire ? Pourquoi pas un argument monétaire pour M. Le Comptable? Si vous considérez acheter, vendre ou fusionner votre entreprise, avoir l’inventaire mentionné plus haut vous amènera une valeur ajoutée de votre équipement ainsi que de son infrastructure à la table des négociations. En même temps, monsieur Le Comptable aura une image globale de l’âge de ses composantes TI, et sera capable de prévoir un échéancier de remplacement, réduisant le stress sur le budget annuel.

Toujours des doutes que cet exercice en vaut l’investissement? Parlons du travail au jour le jour! En documentant l’infrastructure, le technicien du Groupe Millénium aura l’information appropriée en cas de problème d’équipement, tels que bris de disques durs. La documentation des numéros de série des logiciels sur les stations vous permettra une réinstallation plus rapide (en notant que vous ayez des fichiers d’installation accessible!). Aussi, l’analyse des stations permettra à l’équipe du Groupe Millénium de vous offrir des options de rehaussements d’équipement abordable, tels qu’une mise à jour de la mémoire vive ainsi que le remplacement de disques durs pour un disque dur de type SSD ou hybride, plus rapides et fiables. Finalement, en même temps que l’inventaire est effectué, le technicien informatique sera capable de vérifier que toutes les mises à jour du système d’exploitation, l’antivirus et les tâches d’optimisation, tel que Scandisk et Defrag sont effectuées et que toutes les stations fonctionnent à plein régime.

L’ajusteur d’assurance s’est présenté le lundi après-midi, et le jeudi matin, les serveurs étaient remontés dans le nouveau serveur en mode virtuel, les courriels chez ZeroSpam fusionnés avec la base de données Exchange, les fichiers à jour grâce à BackupenLigne.ca, et les usagers en production sur leur postes de travail, moins de 4 jours après le désastre, et aucune perte de données.

Planifier à l’avance est bénéfique dans n’importe quelle situation. Lorsqu’un désastre arrive, des excuses ne seront pas appréciées comme réponse à vos partenaires d’entreprises. Votre marchand du Groupe Millénium a les outils, l’expérience et la méthodologie afin de documenter votre infrastructure TI, et de permettre une continuité pour votre entreprise durant les moments difficiles.

I could of, I should of, I would of…

 

By a cold Saturday evening this winter, one of our clients called our firm on the emergency line. He had just been advised by the firemen that the water pipes two floors above his offices had burst, leaking everywhere through the floors and walls, and that one foot of water on the main floor, his office floor, converting his computers to cold aquariums.

 

As much as you would try to avoid problems, accidents will happen. Fire, theft, vandalism, flood, anyone is subject to these situations. But what can you do more than subscribe to an insurance policy?

 

Being ready for a disaster in information technology (IT), what does it mean? By performing an inventory of your IT, writing down the layout of your infrastructure, and printing out the specifications and software inventory of each of your computers, you will have a basic documentation of your IT tools to justify the replacement of the lost assets. Also, hidden values are often forgotten, such as the cost of software licenses, which may be inventoried at the same time as the hardware.

 

Take also the time to perform this exercise. What happens if the IT tools are lost? If your server is gone, and the key workstations are gone, what happens? With cloud services, such as ZeroSpam, your emails can continue to be retained and accessed in an emergency configuration, until your server is brought back to life, thanks to the restoration of the files that you backed up in the cloud with backup tools such as BackupenLigne.ca. You have everything on the cloud and consider nothing on the premises important? What about how your router, printers and special devices are configured? In any configuration, basic documentation is a must.

 

Want another reason for doing this inventory? How about a money argument for Mr. Accountant? If you are considering buying, selling or merging your company, having the aforementioned inventory will bring an added value of the equipment and it’s infrastructure to the negotiations table. At the same time, Mr. Accountant will have a global picture of the age of the IT components, and will be able to forecast a replacement schedule, reducing the stress on the budget.

 

Still doubtful that this exercise is worth the investment? How about the day to day work! By documenting the infrastructure, your Millenium Group merchant will have the appropriate information in case of hardware problems, such as hard drive failure. Documenting the serial numbers of the software’s on the stations will enable a faster reinstall (as long as the setup files may be re-accessed!). Also, the analysis of the stations might enable your IT staff to offer affordable hardware speed increase options, such as RAM upgrades and hard disk drive replacement for SSD or hybrid hard drives. Finally, at the same time that the inventory is done, the IT staff will be able to verify that all Windows Updates, anti-virus and optimization tasks, such as scandisk and defrag are performed and that all stations are up to par.

 

The insurance adjuster presented himself Monday afternoon, and Thursday morning, the servers were back up online in a virtual mode, the e-mails at ZeroSpam were merged with the exchange database, the files were up to date thanks to BackupenLigne.ca, and the users were in production on their workstations, less than four days after the disaster, and no data loss.

 

Planning ahead is smart in any situation. When a disaster happens, excuses will not be appreciated as an answer to your business stakeholders. Your Millenium Group merchant has the tools, experience and the methodology to document your IT infrastructure, and permit a continuance of your business operations through the tough times.

2017-02-28T12:26:36+00:00